Как вести учёт остатков товара — вопрос, который обычно задают после первого неприятного открытия: выручка идёт, а денег на закупку нет. Они не пропали. Они стоят на полках и лежат в подсобке в виде коробок, которые никто не берёт.
Учёт остатков нужен не для красоты отчётов. Он отвечает на три вопроса: что заказывать прямо сейчас, что уже не заказывать никогда и сколько ваших денег сейчас лежит в товаре.
Почему деньги «застревают» в товаре
Каждая коробка на складе — это ваши деньги, только в другой форме. Пока она стоит, деньги не работают: на них нельзя купить ходовой товар или закрыть долг поставщику.
Главная цифра здесь — оборачиваемость: за сколько дней вы продаёте свой запас. Посчитать просто: остаток на полке делим на среднюю продажу в день. Сто пачек и продажа по пять в день — это двадцать дней запаса. Если та же пачка продаётся по одной в день, у вас на полке не запас, а склад на сто дней вперёд.
Единой нормы оборачиваемости нет: у хлеба она одна, у люстры другая. Но сравнивать себя с собой нужно: было 20 дней, стало 45 — значит, деньги начали залипать.
С чего начать учёт, если ничего нет
Не покупайте сразу программу. Начните с тетради или таблицы в телефоне: приход, расход, остаток. Три колонки решают 80% проблемы.
Три правила, без которых не заработает ни тетрадь, ни программа:
- Одна единица учёта на позицию: пачка, штука, килограмм. Не «коробка» сегодня и «штука» завтра.
- Приход записывается в день привоза, а не «когда будет время».
- Всё, что ушло из магазина, записывается — включая брак, бой, подарки и то, что взяли домой.
Начинать проще не со всего ассортимента, а с двадцати позиций, которые дают вам основную выручку. По ним точность важнее всего, а по мелочи достаточно смотреть на глаз. Как эти записи связаны с деньгами в кассе, показано в материале про то, как вести учёт доходов и расходов.
Минимальный остаток и точка заказа
Точка заказа — это отметка, при которой пора звонить поставщику, а не когда полка опустела. Считается она по одной строчке:
Средняя продажа в день × срок поставки в днях + небольшой запас.
Продаёте 6 пачек в день, поставщик везёт 3 дня, запас на 2 дня — заказывать надо, когда на полке осталось около 30 пачек. Товар из области или из-за границы едет дольше, значит и точка заказа выше. Про сроки и условия у разных поставщиков — в разборе, как найти поставщика и договориться о закупке.
Перед сезоном точку заказа поднимают заранее: перед началом учебного года, перед холодами, перед большими праздниками. Это тот случай, когда лучше переложить товара, чем стоять с пустой полкой в свой лучший месяц.
Ходовой и залежалый товар
Разделите ассортимент на три части по выручке за последние три месяца. Верхняя часть — то, что кормит магазин: по ней нельзя допускать пустых полок. Средняя — рабочая масса. Нижняя — то, что стоит и пылится.
С залежалым товаром работает простое правило: чем дольше ждёте, тем дешевле он будет. Варианты действий по убыванию выгоды: вернуть поставщику, если договаривались о возврате; собрать в комплект с ходовым товаром; выставить со скидкой на видное место; отдать сотрудникам или раздать как подарок к покупке; списать и освободить место.
Самая дорогая ошибка — держать неликвид «до лучших времён». Они для него уже прошли, а место и деньги он занимает каждый день.
Инвентаризация: как считать остатки
Раз в месяц по ключевым позициям и раз в квартал по всему магазину — нормальный ритм для маленькой точки. Продукты и мелочёвку с высокой проходимостью считают чаще.
Порядок простой: закрыть магазин на час-два или считать после закрытия, идти по полкам сверху вниз, записывать фактическое количество, а потом сравнивать с тем, что в тетради. Считать должен не тот, кто продаёт, — хотя бы вдвоём.
Расхождения бывают всегда. Ищите причину, а не виноватого: чаще всего это ошибка при приёмке, бой, продажа мимо записи, пересорт похожих позиций. Если недостача по одной позиции повторяется третий раз — дело уже не в арифметике.
Хранение и порча
Наш климат добавляет свои правила. Летом в подсобке без кондиционера портится всё: шоколад плывёт, техника не любит жары, бытовая химия вздувается. Зимой отсыревают коробки у наружной стены.
Работает правило «первым пришёл — первым ушёл»: свежий товар ставим вглубь, старый выдвигаем вперёд. Это дисциплина на две секунды при выкладке, которая убирает главную причину списаний по срокам.
Отдельно ведите список того, у чего срок годности заканчивается в ближайшие две недели, и продавайте это со скидкой заранее, а не в последний день.
Простая таблица учёта для маленького магазина
Такую таблицу ведут в тетради или в телефоне, по одной строке на позицию:
| Товар | Остаток | Продажа в день | Точка заказа | Срок поставки | Что делать |
|---|---|---|---|---|---|
| Масло 1 л | 48 | 6 | 30 | 3 дня | норма |
| Сахар 1 кг | 22 | 8 | 40 | 3 дня | заказать сегодня |
| Чай 100 г | 90 | 1 | 12 | 5 дней | запас на 90 дней, не заказывать |
| Порошок 3 кг | 4 | 2 | 16 | 5 дней | срочно, полка пустеет |
Две последние колонки важнее первых: они превращают цифры в решение. Когда позиций станет больше сотни, тетрадь заменяют программой — логика остаётся той же.
Когда остатки надо считать особенно внимательно
Перед закупкой крупной партии, перед сезоном, перед сменой продавца и всегда, когда собираетесь брать заёмные деньги на товар. В последнем случае сначала посчитайте, не лежит ли нужная сумма у вас на складе в виде неликвида: продать залежалое дешевле, чем платить проценты. Если всё же нужен внешний ресурс, платёж прикидывают в калькуляторе кредита, а сами условия сравнивают в разделе банковских продуктов.
Ещё одна точка внимания — товар, который уехал к клиенту, но ещё не оплачен или может вернуться. Его тоже держат в учёте, иначе остатки будут врать: подробности в материале о том, как организовать доставку для маленького магазина. Если склад перестал помещаться дома или в подсобке, варианты хранения ищут в разделе услуг.
Частые ошибки
- Заказывать по ощущению «кажется, заканчивается», а не по точке заказа.
- Брать большую партию ради скидки и морозить деньги на месяцы.
- Не записывать бой, брак и то, что взяли для себя.
- Считать остатки силами того же продавца и никогда не перепроверять.
- Держать неликвид годами вместо того, чтобы продать его дешевле сейчас.
Короткие ответы
Как вести учёт остатков, если товаров много, а времени нет?
Ведите точно двадцать позиций, которые дают основную выручку, и считайте их раз в неделю. Остальное — при общей инвентаризации. Это лучше идеального учёта, который вы бросите через месяц.
Сколько запаса держать на полке?
Столько, чтобы хватило на срок поставки плюс небольшой резерв. Для ходового товара из Ташкента это обычно неделя-две, для импорта — больше. Запас на три месяца — это замороженные деньги.
Что делать с товаром, который не продаётся полгода?
Снижайте цену, пока не уйдёт, или собирайте комплекты с ходовым товаром. Держать его дальше смысла нет: он не станет дороже, а место и деньги занимает.
Как часто делать инвентаризацию?
По ключевым позициям — раз в месяц, по всему магазину — раз в квартал. После смены продавца и перед сезоном считайте обязательно, независимо от графика.
Тетрадь или программа?
Пока позиций меньше сотни, хватает таблицы. Программа нужна, когда появляются вторая точка, несколько продавцов или онлайн-заказы — там ручной учёт начинает врать.
Коротко
- Остаток на полке — это ваши деньги, просто в виде коробок.
- Считайте оборачиваемость: остаток разделить на среднюю продажу в день.
- Заказывайте по точке заказа, а не когда полка опустела.
- Залежалое продавайте дешевле сейчас, а не «когда-нибудь».
- Инвентаризация вдвоём и по графику — дешевле любых подозрений.
Сравнить банковские продукты и условия можно в разделе кредиты на NARXTOP.
