Мадина держит два магазина одежды на Чорсу, и каждое воскресенье у неё один и тот же звонок: то Замира заболела, то Одина уехала на свадьбу к родне, и зал стоит закрытым до обеда. Как составить график работы, чтобы точка не оставалась без продавца? Считайте часы работы точки, делите на длину одной смены и добавляйте человека в запас — тогда выходит число людей, которое реально нужно, а не то, что кажется на глаз.
Пока в команде двое-трое своих, график живёт в переписке: «кто сегодня работает?». Как только людей становится четверо и больше, начинаются накладки: в один день на кассе двое лишних, а в другой — никого, и хозяин сам встаёт за прилавок.
Сколько смен нужно на точку
Число смен в сутки считается просто: часы работы точки делятся на длину одной смены. Магазин на Чорсу открыт с 9:00 до 21:00 — 12 часов. При смене в 12 часов нужна одна смена, при смене в 8 часов — полторы, то есть два человека с перекрытием в обед.
Как посчитать, сколько человек нужно в штат
Формула: число смен в сутки = часы работы точки ÷ длина одной смены. Число сотрудников = число смен в сутки × 2 (чтобы у каждого были выходные) + один в запасе на болезни и отпуска.
Пример: магазин работает 12 часов без выходных, смена — 12 часов, график 2/2. 12 ÷ 12 = 1 смена в сутки. На график 2/2 нужно 2 человека, плюс один запасной — итого 3 продавца. Числа условные, для примера — подставьте свои.
Второй пример: кофейня открыта с 8:00 до 22:00 — 14 часов, смена по 7 часов, значит 2 смены в сутки. На график 5/2 нужно минимум 4 бариста, чтобы закрыть будни и выходные без подмен на живую нитку.
График 2/2 или 5/2 — что выбрать
Готового ответа нет, смотрите на длину дня точки и на то, тяжёлая ли смена физически.
| График | Часы в смену | Плюс | Минус |
|---|---|---|---|
| 2/2 | 10–12 | Меньше передач смены | Люди устают на длинной смене |
| 5/2 | 7–8 | Привычный ритм | Нужно больше людей на длинный день |
| Плавающий | по заявке | Гибко под поток покупателей | Сложно контролировать |
Что делать с подменами
Правило одно: подмена идёт через хозяина или старшего смены, а не напрямую по звонку. Так бывает часто: два продавца поменялись сменами и не сказали хозяину, а на кассу вышел человек без доступа к 1С и ключей от склада — магазин открылся на час позже.
Сотрудник, который не может выйти, сообщает не позже чем за сутки (кроме болезни) и ищет подмену вместе со старшим. Контакты на такой случай держите не в голове, а в разделе услуг с описанием, кто чем занимается на точке.
Как считать переработки и цену пустой смены
Переработка считается так: часы сверх нормы умножаются на повышенный тариф по трудовому договору. Норму и коэффициент доплаты задаёт законодательство — точные цифры не выдумывайте, уточняйте у бухгалтера.
А цену пустой смены легко посчитать самим. Пример: средний чек точки 120 000 сум, за час точка делает 5 продаж. Час без продавца — 600 000 сум упущенной выручки, три часа простоя — около 1 800 000 сум. Числа условные, посчитайте свои по своей выручке.
С пятого сотрудника бумажный график начинает врать. Тогда смотрят в сторону оборудования для учёта смен, и часто на него нужен кредит — сравнить условия можно в разделе кредитов для бизнеса, а посчитать платёж — в кредитном калькуляторе. Какие сервисы вообще стоит внедрять, разбирали в статье про автоматизацию бизнеса, а если точка растёт и нужно второе помещение — в статье про аренду помещения под бизнес.
Частые ошибки
- Считать штат «на глаз», без деления часов точки на длину смены.
- Не закладывать запасного человека — при первой же болезни график рушится.
- Разрешать сотрудникам меняться сменами без ведома старшего.
- Держать график в голове или переписке, а не на бумаге или в таблице.
Короткие ответы
Сколько смен нужно на маленькую точку?
Разделите часы работы точки на длину одной смены — это и есть число смен в сутки.
Что делать, если сотрудник не вышел на смену?
Поднимайте список подмен у старшего смены, а не звоните всем подряд. Если подмены нет — закрывайте точку на минимум времени.
Можно ли сотрудникам меняться сменами самим?
Можно, но только с уведомлением старшего заранее — иначе на смене окажется человек без доступа к кассе, ключам или складу.
Как понять, что не хватает людей в штате?
Если хозяин регулярно закрывает дыры своей сменой — штат недоукомплектован, пересчитайте нагрузку заново.
Что такое график 2/2?
Чередование: два дня подряд человек работает, два дня отдыхает. Подходит для длинных смен по 10–12 часов и точек без выходных.
Коротко
- Число смен в сутки = часы работы точки ÷ длина одной смены.
- Штат = число смен × 2 плюс один запасной на болезни и отпуска.
- 2/2 — для длинных смен без выходных, 5/2 — для привычного рабочего дня.
- Подмены идут через старшего, а не напрямую по звонку между сотрудниками.
- Цену пустой смены легко посчитать через средний чек и число продаж в час.
